こんにちは、ソムたんです！
今日のテーマは「総務部の業務内容」について♪
総務部は、会社を裏側から支える“縁の下の力持ち”。
どの会社にも必ず必要な、大事なお仕事です。
「総務部って、結局なにをやってる部署なの？」「なんでも屋って本当？」
そんな疑問に分かりやすくお答えします。
総務部の業務内容！お仕事一覧♪
総務担当は「会社のなんでも係」とよく言われますが、実際に多くの仕事をしています。
特に中小企業では、一人で総務・労務・庶務・採用・経理補助まで任されることも珍しくありません。
そのため、総務の仕事を「できるだけ細かく」分類して一覧化し、
一人総務の方、総務への異動が決まった方、これから総務を目指す方など初心者の方にもわかりやすく解説しますね。
総務の役割とは？会社の“安心”を支える縁の下の力持ち
総務の役割を一言でいうと、
「会社を安全に、快適に、円滑に運営するための環境づくり」をすることです。
営業や開発のように即売上につながるお仕事ではありませんが、総務がいなければ会社は回りません。
総務の存在価値
- 社員が働きやすい環境を整える
- 会社全体のリスクを減らす
- 法令違反が起こらないよう管理する
- 備品・設備トラブルを未然に防ぐ
- 社内コミュニケーションを活性化させる
こうした会社の“縁の下の力持ち”が総務の大切な役割です。
【総務の業務内容】こんなにある！総務の仕事一覧120項目
総務の業務内容は会社によって違いますが、大きく分けると次の8分野があります。
- 庶務・オフィス管理
- 労務管理
- 採用・入退社手続き
- 経理補助・予算管理
- 法務・コンプライアンス
- 社内制度・規程整備
- 会社イベント・社内コミュニケーション
- 情報システム（情シス補助）
各分野をできるだけ細かく分解し、総務の業務内容を分かりやすく一覧にしてご紹介しますね。
たくさんありますが会社によって業務内容が違い、すべてをこなさないといけないわけではないので安心してください＾＾
１．庶務・オフィス管理の仕事一覧
庶務は「会社の日常を支える基盤づくり」を担当する重要な業務です。華やかに見えない部分だからこそ、総務がしっかり管理することで社員が安心して働ける環境が作られます。備品や設備の管理はもちろん、契約ごとの更新やトラブル対応など、会社全体の “縁の下の力持ち” として活躍します。中小企業では総務1人が幅広く担当することも多いため、仕組みづくりやミス防止のルール化が特に大切です。
備品管理
備品管理は、社員がストレスなく業務を進めるために欠かせない仕事です。必要な文房具やPC周辺機器が不足していると作業が止まってしまうこともあるため、在庫の「適正在庫」を維持する力が求められます。購入のルール作成や棚卸しの仕組みを整えることで、ムダなコスト削減にもつながります。
- 文房具・PC周辺機器の購入
- 在庫管理・発注
- 貸出管理
- 棚卸し
オフィス設備管理
オフィスの快適性は、社員の生産性にダイレクトに影響します。デスクの配置、照明や空調の調整、トラブル対応など「働きやすさ」を支える業務の中心です。レイアウト変更や移転の際には、業者との打ち合わせや見積管理も必要となり、調整力が問われる分野でもあります。
- デスク・椅子・キャビネットの管理
- レイアウト変更の企画・業者手配
- 空調・照明トラブル対応
- 清掃業者との調整
契約管理
総務は「会社が日常的に使っているもの」の契約窓口になることが多く、複合機や清掃、ネット回線など、多岐にわたる契約の更新管理を担当します。契約書は放置すると自動更新されてしまうケースもあるため、期限管理が非常に重要です。適正なコストで契約できているか定期的に見直すことも、会社に貢献できるポイントです。
- 複合機リース契約
- 清掃・警備・廃棄物処理契約
- ビル管理契約
- 固定電話・インターネット・光熱費契約
受付・郵便対応
受付や郵便対応は、会社の印象を左右する大切な業務です。来客がスムーズに案内されることで企業イメージが向上し、郵便物の仕分けや発送ミスがないことで会社全体の信頼性も高まります。小さな業務の積み重ねが企業の信用につながる、重要な仕事です。
- 来客対応
- 郵便物の仕分け
- 宅配便の発送手続き
２．労務管理の仕事一覧
労務管理は、総務の中でも特に法令遵守（コンプライアンス）が求められる専門領域です。勤怠・社会保険・安全衛生など、会社が法律に従って運営できるよう支える非常に重要な仕事です。社員の働き方や健康に直結するため、ミスが許されない緊張感のある業務も多くありますが、その分やりがいの大きい分野です。
勤怠管理
労務管理の要となるのが勤怠管理です。残業時間の超過がないか、36協定の範囲で運用されているかなど、会社と社員の両方を守るためのチェックが欠かせません。勤怠ルールを整えることでトラブルを未然に防ぎ、働きやすい環境づくりにつながります。
- 勤怠データのチェック
- 残業時間の上限管理
- 36協定の運用
- 遅刻・早退・欠勤の確認
社会保険手続き
社会保険の手続きは、専門的で複雑に見える業務の代表格です。入退社に関する保険の加入・喪失、産休育休制度の運用、月額変更や算定など、毎月のように発生する業務を正確にこなす必要があります。法改正が頻繁な分野でもあり、知識をアップデートし続ける必要があります。
- 入退社手続き（社会保険・雇用保険）
- 扶養異動の手続き
- 産休・育休の申請
- 月額変更・算定業務
安全衛生管理
社員の健康を守るための安全衛生業務は、労務管理の中でも重要性が増している分野です。産業医面談やストレスチェック、健康診断の実施など、メンタル・フィジカル両面の健康支援を行います。また、近年は熱中症対策やWBGT測定など、環境リスクへの配慮も企業の責務となっています。
- 安全衛生委員会の開催
- 産業医の選任・面談設定
- ストレスチェックの実施
- 健康診断の手配
- 熱中症対策、WBGT測定
雇用管理
雇用契約は企業と社員の労働関係の基礎となるため、書類管理や更新のタイミング管理が欠かせません。契約書のミスは重大なトラブルにつながるため、丁寧さと慎重さが求められます。有期雇用の更新や雇用保険の得喪手続きも含め、社員の雇用状況を公平かつ正確に扱うことが大切です。
- 雇用契約書の管理
- 有期雇用の更新管理
- 雇用保険の資格得喪
３．採用（中途・新卒）と入退社手続き
採用業務は、会社の未来をつくる大切な仕事です。求人媒体の選定から応募者対応、面接調整、内定通知まで、一連の流れを総務が担当します。小さな企業では「総務＝採用担当」というケースも多く、コミュニケーション能力や調整力が求められます。
採用活動
採用活動では、求人内容の作成や媒体選び、応募者管理、面接調整など多岐にわたる作業を行います。応募者とのやり取りは会社の第一印象にもつながるため、丁寧でスムーズな対応が重要です。企業の魅力を伝える工夫も欠かせません。
- 求人媒体の選定・掲載
- 応募者対応
- 面接日程調整
- オンライン面接の設定
- 内定通知・辞退対応
入社対応
新しい社員が気持ちよく業務をスタートできるかどうかは、入社準備の質で決まると言っても過言ではありません。書類準備、PCセットアップ、アカウント発行など事前準備が多く、社内オリエンテーションでは会社の文化やルールを分かりやすく伝える役割もあります。
- 入社書類の準備・回収
- PC・アカウント準備
- 社内オリエンテーション
退職対応
退職時には、書類手続きや貸与物の回収など、漏れがあると後々トラブルにつながりやすい業務が多く発生します。社員が気持ちよく次のステージへ進めるよう、丁寧な案内とフォローが求められます。
- 退職書類の準備
- 貸与物の回収
- 最終出勤のサポート
４．経理補助・購買管理
総務は「経理は別部署だからノータッチ」と思われがちですが、実際には、
中小企業では総務が経理まわりの補助を兼任するケースがとても多いです。
特に、一人総務では請求書・領収書の確認、支払スケジュールの調整、購買の予算管理まで担当します。
会社のお金に関わるため、正確性と丁寧さが求められる分野ですが、
慣れると「数字で会社の流れがわかる」やりがいの大きな業務です。
請求書対応
- 取引先から届く請求書の受領・分類
- 内容（数量・金額・計算）のチェック
- 担当部署へ確認依頼
- 支払期限の管理
- 支払依頼書の作成
- 電子帳簿保存法への対応（データ保存）
経費精算管理
社員が立て替えた交通費・出張費の精算処理も総務が担当することがあります。
最近はクラウド経費精算システムが主流ですが、紙やExcelの管理を続けている企業も多いです。
- 領収書の内容確認
- 申請内容と規程の照合
- 差し戻し・修正依頼
- 月次の締め作業
- 支払データの作成
購買管理（物品の購入と予算管理）
オフィスで使用する備品やPC・ソフトの購入には、「会社として適正な価格か」「予算の範囲内か」のチェックが欠かせません。
総務は単なる購入担当ではなく、“最適な調達”を考える立場です。
- 購入依頼の受付（各部署から）
- 見積取得と価格交渉
- 予算との照らし合わせ
- 社内決裁の手続き
- 納品後の検収
総務は会社のお金を守る大切なポジション。
慣れてくると「無駄なコストを削減し、会社運営に貢献している」という実感が持てます。
５．法務・コンプライアンス
総務が法務を担当する企業はとても多く、とくに中小企業では法務部を設けず
「総務が法務も見る」ことが一般的です。
契約書の管理・レビュー、反社チェック、社内ルールの遵守など、
リスク管理の観点から重要度の高い分野です。
契約書の作成・管理
- 契約書のひな型の管理
- 取引先からの契約内容チェック
- 法務的リスクの洗い出し
- 顧問弁護士との調整
- 締結後の契約書の保管・更新管理
コンプライアンス（法令遵守）
会社が法令に違反しないようにするのも総務の大切な役割です。
労働法・個人情報保護法・下請法など、関わる法律は非常に多岐にわたります。
- 社内コンプライアンステストの実施
- ハラスメント防止研修の企画
- 個人情報保護管理
- 社内監査・書類点検
- 内部通報窓口の運用
反社チェック
取引開始前に「反社会勢力との関係がないか」を確認する作業です。
企業の信用問題に関わるため非常に重要な業務です。
- 取引先情報の調査
- 反社データベースでの照会
- 疑わしい情報があった場合の対応相談
法務・コンプライアンスは専門的なように見えますが、総務が実務を担うケースがほとんどです。
知識を身につけるほど、会社の“守りの要”として重宝される業務です。
６．社内規程・制度づくり
会社のルールである「就業規則」や「社内規程」の管理も総務の大切な役割です。
法律が変わるたびに改定が必要になるため、常に最新情報をキャッチしておく必要があります。
就業規則の作成・改定
就業規則は会社の“憲法”のようなもの。
書いてある内容によって、残業の扱い、休暇制度、懲戒の基準など、社員の働き方が決まります。
- 法改正情報の収集
- 規程の改定案作成
- 労働基準監督署への届出
- 社員への周知
社内ルールの整備
会社によって必要なルールは様々です。総務は運用しやすく、トラブルを防ぐためのルールを作成します。
- 交通費規程
- テレワーク規程
- 経費精算ルール
- 勤怠ルール
福利厚生制度の運用
福利厚生は社員の離職防止にもつながるため、総務が力を入れる企業も増えています。
- 慶弔金制度の運用
- 住宅手当・資格手当の管理
- 健康促進プログラムの導入
- 社員相談窓口の設置
社内規程づくりは「会社の仕組みそのもの」を作る業務です。
総務の経験値が大きく伸びる、大変重要な分野です。
７．社内イベント・社内コミュニケーション
総務は「会社をより良くするためのイベント」を企画・運営する、
いわば“社内の潤滑油”の役割も担っています。
社内イベントの企画・運営
- 創立記念イベントの企画
- 忘年会・懇親会の手配
- 社内スポーツ大会などの開催
- 表彰式の運営
新入社員向けサポート
- 入社オリエンテーションの実施
- 会社案内資料の作成
- ウェルカムランチの企画
社内広報
社内の雰囲気づくりに欠かせないのが“社内広報”。
社員が読んで楽しい情報を発信することも総務の仕事です。
- 社内報の作成
- 社内SNSのお知らせ投稿
- 写真撮影・記録
社内イベントは負担も大きいですが、
「楽しかった！ありがとう！」と直接言ってもらえる機会が多い、とてもやりがいのある業務です。
８．情報システム（情シス補助）
情報システム部門（情シス）がある会社でも、アカウント管理やPCセットアップなど、実務部分は総務が担っているケースは珍しくありません。
小規模企業では、総務が「情シス兼任」になることも一般的です。
アカウント管理
社員が入社・退社するたび、各種システムのアカウントを作ったり削除したりする必要があります。
- Google Workspace / Microsoft 365 アカウント発行
- 社内システムのID発行
- 退職時のアカウント削除
- 権限の管理（管理者・閲覧のみなど）
PCセットアップ
- PCの初期設定
- 必須ソフトのインストール
- ウイルス対策ソフトの設定
- ネットワーク接続確認
IT資産管理
会社のPC・スマホ・タブレット・周辺機器の管理も総務の重要な役割です。
- デバイスの貸出管理
- 購入時期・保証情報の管理
- セキュリティルールの整備
- ソフトウェアライセンス管理
社員からのIT問い合わせ対応（一次対応）
- 「パソコンの電源が入らない」
- 「メールが送れない」
- 「Wi-Fiにつながらない」
- 「印刷ができない」
ITの専門家ではない総務でも、基本的な操作やトラブルシューティングができると、
社内からとても頼りにされる存在になります。
【まとめ】総務は会社の安心を守る「頼れる存在」
総務の業務内容は多岐にわたりますが、どれも会社にとって欠かせない大切な仕事です。
一つひとつの仕事は細かくても、すべてが「社員が働きやすい環境づくり」につながっています。
最初はあれもこれもと頭がパンクしそうになりますが、少しずつ覚えていけば、必ず頼られる存在になれます。
会社の「困った」に応えることができて感謝されるので、とてもやりがいがあるお仕事です。
