こんにちは、ソムたんです。
電子帳簿保存法って、何だか難しそうに感じますよね。でも大丈夫！
2025年に総務が押さえておくべきポイントを、むずかしい言葉はなるべく使わずに「これだけで大丈夫」形式でまとめました。
まずは目次を見て、気になるところから読んでくださいね♪
2025年電子帳簿保存法をわかりやすく
ソムたんがやさしく解説します♪
電子データの保存ルール・検索要件・タイムスタンプ・実務フローまで
電子帳簿保存法とは分かりやすく説明すると
電子帳簿保存法は、会社が保存すべき帳簿や請求書、領収書などを「電子で保存して良い（あるいは電子で保存しなければならない）」というルールを定めた法律です。
ポイントは2つ。
「電子で受け取ったものは基本的に電子で保存する」こと、
税務調査のときに確認できるようにしておくこと（検索できること）です。
2025年電子帳簿保存法で特に重要なポイント
総務がまず押さえるポイント3つ
- 電子取引データは紙に印刷して保存するのはNG。
- PDFやメール添付で来る請求書は電子保存が必須。
- 紙の書類をスキャンして保存する（スキャナ保存）は会社の運用でOK。
電子取引データは絶対に電子保存！
メールのPDF請求書、クラウド請求、カード会社のWeb明細、ECの領収データなど、電子で受け取った書類は電子のまま保存する必要があります。
紙に印刷してファイリングするだけではルール違反になります。
「電子で来たものは、原則“そのまま”にしておくのが一番安全だよ」
紙で受け取った請求書・領収書の扱い
紙で受け取った書類は、そのまま紙で保存するか、会社の判断でスキャン（電子化）して保存するか、どちらでもOKです。
中小企業では紙のまま保管するケースが多く、無理に電子化する必要はありません。
ただし、スキャンして電子保存する場合は、訂正・削除の履歴が残る保存体制や検索要件（後述）を満たすことが必要です。
5. タイムスタンプは必要？不要？
タイムスタンプとは？
「このデータは、この日この時間に作られて、そこから変更されていませんよ」ということを証明する“時間のハンコ”のようなものです。
電子データは書き換えができるため、そのままだと信頼性が弱くなりますが、タイムスタンプを押しておくと、データが後からこっそり編集されていないことを証明できます。
電子帳簿保存法では必須ではありませんが、証拠力を強めたい場合や、内部統制を整えたい会社では使われています。
（ 以前はタイムスタンプの付与が強く推奨されていましたが、2025年時点では必須ではありません。）
重要なのは「いつ・誰が・どのように保存・訂正したか」が分かること。
そういうわけで、Google Drive や Dropbox のような保存サービスで「編集履歴・削除履歴が残る設定」にしておくと要件を満たせる場合があります。
詳細は顧問税理士や会計士と相談してください。
検索要件ってなに？どこまで必要？
税務調査でいつでも該当データを探せるよう、電子保存したデータに対しては検索機能が求められます。
総務がまず準備すべきは、次の3項目で検索できることです。
- 取引年月日
- 取引金額
- 相手先（取引先名）
クラウド会計ソフトなら自動で管理されることが多いですが、Excelで一覧（メタデータ）を作成しておく方法でも対応可能です。
会社が必ずやるべき4つのこと
- 書類の受け取り方法をそろえる（メール・クラウド・チャットなど）
どこから書類が届くのかを統一しないと、担当者ごとに受け取り先がバラバラになり、保存漏れの原因になります。できれば「請求書専用メールアドレス」や「特定フォルダ」を決めておくと管理が楽になります。 - データの保存場所を一本化する（クラウド・共有サーバーなど）
各自のPCに保存すると紛失リスクが高くなります。全員がアクセスできる共有フォルダを作り、必ずそこに保存する流れを定めておきましょう。 - 保存ルールを簡単でもいいので文書化する（命名方法・日付・担当者など）
口頭で「適当に入れておいて」と伝えると、人によって運用がバラつきます。ファイル名の付け方、保存先、確認方法を明文化すると、誰が担当しても同じ品質で管理できます。 - 月次で保存状況をチェックする（漏れ予防）
「入れたつもり」で終わっているケースが多いため、月1回の簡単な点検を入れておくと安心です。税理士への提出前に漏れを発見でき、後から探し回る手間もなくなります。
ソムたんおすすめの実務フロー（超シンプル）
まずはできる範囲で電子帳簿保存法の運用を整えることが大事。
ソムたんおすすめは次のシンプルな4ステップです♪
- 電子で受け取った請求書は「電子請求書フォルダ」へ保存メール・チャット・クラウドなど、電子で届く書類は種類が多く、見落としが起きやすいです。
まずは「電子で来たものは全部ここに入れる」というフォルダを決めるだけで、保存漏れが大幅に減ります。 - フォルダは必ず「編集履歴」が残るサービスを使う
Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドを使えば
「誰が」「いつ」「どのファイルを触ったか」が分かります。
これは電子帳簿保存法で求められる“改ざん防止”にもつながり、
タイムスタンプの代替として十分なケースも多いです。 - 月次で保存状況を軽くチェック
クラウド保存（Google Drive など）で検索（取引日・金額・相手先）ができる環境が整っていれば、フォルダの中身を月1回チェックするだけで十分です。
データそのものが検索できれば管理用のExcelは不要。
クラウド会計ソフト（freee、マネーフォワード等）を使うと保存したデータが紐づくため管理が楽になります。 - 紙は紙ファイルへ（必要に応じスキャン）
2025年時点では、紙で受け取ったものは紙保存でOK。
無理に電子化しなくていいので、負担を減らすことができます。
ただし、電子と紙が混ざると管理が複雑になるため、「紙は紙のファイルに」「電子は電子のフォルダへ」と保存先のルールを明確にするのがおすすめです。
「誰が」「いつ」フォルダに入れたか分かる運用にすること。
個人PCのローカル保存はやめましょう。（退職で資料が消えるリスクあり）
中小企業が失敗しやすいポイント
電子帳簿保存法は「難しそう」と感じる会社が多いのですが、実際にトラブルが起こるポイントはある程度決まっています。
中小企業の場合、担当者が総務・経理と兼務していたり、ITに苦手意識がある会社も多く、次のような“つまずき”がよく見られます。
- 電子データを印刷して紙でだけ保存してしまう（これはNGです）
- メールに埋もれた請求書を見落とす（保存漏れの原因）
- フォルダを個人のPCに保存している（退職・異動で紛失する）
- 保存ルールが口頭だけで書面がない（誰が守るか曖昧になります）
「なんとなく」運用していると、人によって判断がバラバラになります。保存方法・命名ルール・確認手順を簡単でもよいので文書化しておくことが重要です。
電子帳簿保存法では、電子取引のデータは「電子のまま」保存が必須です。紙に印刷すると法令違反となり、後からデータを要求されても出せません。
メール受信フォルダのまま放置すると、検索できず保存漏れにつながります。定期的に専用フォルダへ振り分ける仕組みが必要です。
ローカル保存は最もトラブルが多いパターンです。担当者が変わるとデータがどこにあるか分からなくなり、後から復元できません。共有サーバーやクラウドで一元管理が必須です。
電子帳簿保存法は 「どこに保存したか」が一番大事なので、
保存場所が乱れると、法令対応が難しくなります。
まとめ（今日からできるチェックリスト）
メール添付、チャット、クラウド共有、紙で届くもの。
これらが混在すると、後でまとめて保存するのが非常に大変です。
まずは「保存の基本ルールを1枚にまとめる」ことから始めましょう。
総務の負担を減らせます。
今日できること♪（すぐやってみよう）
- 電子で来る書類は「電子フォルダ」に保存する運用をつくる
- フォルダの「編集履歴」を必ずONにする
- 毎月1回、保存リスト（Excel）を更新する担当者を決める
- 保存ルールを1枚の文書にまとめて全社に共有する
「電子帳簿保存法は最初は大きく感じるけど、基本は“電子で来たものは電子で管理する”というシンプルな考えです。今日からできる小さな一歩を積み重ねていきましょう！」
※ この記事は総務向けの実務ガイドです。
厳密な法的判断が必要な場合は、顧問の税理士・会計士にご確認ください。
